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CATALYX AI
Lösungsskizze, vertraulich
MediFit Holzkirchen × CATALYX AI
Lösungsskizze
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Lösungsskizze, vertraulich
Für Herrn Richter und das Leitungsteam, nach unserem Gespräch am 16. September
Von sieben Uhr früh bis neun Uhr abends, über eine einzige Nummer. Auf dieser Seite steht, was Sie mir erzählt haben, und ein Vorschlag, der ohne Eingriff in Ihre Praxissoftware auskommt.
Wer an diesem Apparat sitzt, ist für alle sechs Wege gleichzeitig zuständig. Von der Saunabuchung bis zum akuten Rückenschmerz, von sieben Uhr früh bis neun Uhr abends.
Die Leiste zeigt einen Wochentag in Holzkirchen. Für Hausham gibt es gar keine festen Zeiten, dort läuft jeder Termin über Vereinbarung und damit über dieselbe Nummer. Wie viele Anrufe zusammenkommen, weiß ich nicht. Weiter unten stellen Sie es selbst ein.
Ich habe nicht recherchiert, was eine Physiopraxis vermutlich beschäftigt. Ich habe zugehört.
Das ist meine Mitschrift, nicht Ihr Wortlaut. Wenn etwas davon danebenliegt, sagen Sie es mir bitte beim nächsten Telefonat. Diese Skizze ist so gut wie das, was ich richtig verstanden habe.
Das habe ich auf Ihrer Website nachgelesen, bevor ich irgendetwas vorschlage.
Online buchbar, über einen externen Terminplaner. Auf Ihrer Seite steht dazu:
„Die Buchung ist in Zukunft über unsere Website möglich."
Jeder Terminknopf führt auf das Kontaktformular. Die Anfrage kommt an, der Termin selbst entsteht danach im Gespräch.
Läuft ausschließlich über das Telefon, und ist zugleich eine Selbstzahlerleistung. Wörtlich:
„Vereinbaren Sie telefonisch Ihren Termin mit uns."
Bei der Sauna läuft die Online-Buchung längst. Bei der Therapie hängt sie an der Praxissoftware, und an die komme ich von außen nicht heran.
Beim Akuttermin kommt beides zusammen: Es ist der einzige Weg, der nur über das Telefon führt, und zugleich eine Leistung, die direkt abgerechnet wird. Am Apparat sind Menschen mit akuten Beschwerden, die wenig Geduld haben. Wie viele dieser Anrufe Sie heute nicht erreichen, weiß ich nicht. Das wäre eine der ersten Zahlen, die ein Pilot misst.
Ich habe eine digitale Empfangskraft für MediFit gebaut. Sie heißt Resi, kennt Ihre beiden Standorte und Ihre vier Bereiche, und sie merkt, ob jemand einen Termin schieben will oder Schmerzen hat. Die folgende Aufnahme ist ein echter Anruf, nichts daran ist nachgestellt oder geschnitten.
So hat Resi das Gespräch zum Schluss zusammengefasst, wörtlich:
Ich fasse kurz zusammen: Sie haben akute Schmerzen im unteren rechten Rücken mit Ausstrahlung ins Bein, wünschen einen Akuttermin in Holzkirchen und sind vormittags, besonders mittwochs, gut erreichbar. Die Praxis meldet sich schnellstmöglich bei Ihnen.
Sie hat keinen Termin vergeben und sich zu den Beschwerden nicht geäußert. Einen Preis hat sie ebenfalls nicht genannt. Auf die Selbstzahlerleistung hat sie von sich aus hingewiesen, und die Rückrufnummer hat sie zur Sicherheit zurückgelesen.
MediFit Holzkirchen, mein Name ist Resi. Schön, dass Sie anrufen. Unser Gespräch wird aufgezeichnet. Wie kann ich Ihnen helfen?
Grüß Gott, Brunner mein Name. Ich habe seit gestern Abend ganz schlimme Rückenschmerzen, ich komme kaum aus dem Bett raus. Kriegt man da irgendwie kurzfristig was?
Das klingt unangenehm. Ein Akuttermin ist bei uns möglich, das ist eine Selbstzahlerleistung. Damit ich das weitergeben kann: Seit gestern Abend, sagen Sie, ist es im Rücken. Wo genau tut es am meisten weh?
Unten im Kreuz rechts. Und es zieht sogar ins Bein runter.
Verstehe. Ich halte fest, dass es im unteren rechten Rücken ins Bein ausstrahlt. Wie lautet bitte Ihr vollständiger Name, damit die Praxis Sie gezielt zurückrufen kann?
Brunner, Andreas.
Danke, Herr Brunner. Welche Rückrufnummer kann ich für Sie notieren? Bitte sprechen Sie sie langsam.
Null eins, sieben null, zwei zwei, drei drei, vier fünf.
Ich habe die null eins sieben null, zwei zwei, drei drei, vier fünf. Stimmt das so?
Das ist korrekt, passt.
In Ordnung. An welchem Standort möchten Sie behandelt werden, in Holzkirchen oder in Hausham?
In Holzkirchen bitte, ich wohne gleich um die Ecke.
Alles klar. Wann sind Sie am besten telefonisch erreichbar, damit die Praxis sich schnell bei Ihnen melden kann?
Am besten vormittags. Und ab Mittwoch bin ich flexibel, da hab ich frei.
Danke für die Info. Ich fasse kurz zusammen: Sie haben akute Schmerzen im unteren rechten Rücken mit Ausstrahlung ins Bein, wünschen einen Akuttermin in Holzkirchen und sind vormittags, besonders mittwochs, gut erreichbar. Die Praxis meldet sich schnellstmöglich bei Ihnen. Ich wünsche Ihnen bis dahin alles Gute. Auf Wiederhören.
Passt, danke, Ihnen auch. Wiederhören.
Der naheliegende Weg wäre, den Termin gleich in Ihren Kalender zu schreiben. Dafür bräuchte es einen technischen Zugang zur Praxissoftware, und den habe ich nicht.
Resi bucht nichts. Sie hat keinen Zugriff auf Ihre Praxissoftware und sagt am Telefon auch nie einen Termin verbindlich zu. Sie nimmt das Anliegen auf und ordnet es ein. Das Ergebnis legt sie dort ab, wo Sie ohne Umweg drankommen.
Sprechen Sie einmal selbst mit Resi, hier im Browser, ohne Telefon. Wenn Sie auflegen, erscheint Ihr Anruf gleich hier oben als Karte.
Resi ist eine Hörprobe und kein fertiges System. Sie kennt Ihre beiden Standorte, Ihre Öffnungszeiten und Ihre vier Bereiche, mehr hat sie nicht gelernt. Nach einem Preis, einem freien Termin oder einer fachlichen Einschätzung wird sie deshalb nicht raten, sondern die Frage aufnehmen und an die Praxis geben. Was sie darüber hinaus können soll, entscheidet sich im Pilot.
Rückenschmerzen unten rechts mit Ausstrahlung ins Bein, seit gestern Abend. Bittet um einen kurzfristigen Termin in Holzkirchen.
Sagt den Termin am Donnerstag um 9 Uhr ab, Krankengymnastik. Meldet sich nächste Woche selbst wegen eines neuen Termins.
Ein Mensch trägt das ein, so wie heute auch. Der Unterschied ist, dass dafür niemand mehr in dem Moment am Apparat sein muss, in dem es klingelt. Auch der Termin, der bei Frau Sonnleitner frei wird, steht damit fest notiert.
Diese Übersicht muss nicht bei Anrufen aufhören. Was einmal einen Platz hat, kann man abhaken oder jemandem zuweisen. Wer kümmert sich um den Rückruf, und was ist noch offen.
Ein zweites Praxissystem soll daraus nicht werden. Eher eine gemeinsame Ablage, auf die beide Standorte schauen können. Ob sich das überhaupt lohnt, entscheidet Ihre Themenliste und nicht diese Seite.
Nicht jeder will eine weitere Seite offen haben. Dieselbe Notiz geht deshalb auch einfach als Mail an die Anmeldung, mit denselben Feldern.
Hallo Barbara,
um 14:32 Uhr hat Andreas Brunner angerufen. Akute Rückenschmerzen seit gestern Abend, unten rechts, mit Ausstrahlung ins Bein. Er möchte kurzfristig einen Termin in Holzkirchen und weiß, dass ein Akuttermin selbst zu zahlen ist.
| Rückrufnummer | 0170 223345 |
| Standort | Holzkirchen |
| Bereich | Physiotherapie |
| Beschwerden | seit gestern Abend, unten rechts, ausstrahlend ins Bein |
| Dringlichkeit | akut |
| Gut erreichbar | vormittags, besonders mittwochs |
Aufnahme und vollständiges Gespräch sind verlinkt.
Beispiel mit erfundenen Personendaten. Welche Felder drinstehen und wer die Mail bekommt, legen Sie fest.
Ich kenne Ihre Zahlen nicht. Stellen Sie deshalb selbst ein, was Sie für realistisch halten.
Gerechnet auf sechs Öffnungstage. Die Zahl haben Sie gerade selbst eingestellt. Deshalb steht am Anfang ein Pilot: Er ersetzt die Annahme durch eine gemessene Zahl, und wenn die kleiner ausfällt, wissen Sie es nach vier Wochen statt nach einem Jahr.
Ich heiße David Vrieze, sitze in Potsdam und arbeite unter dem Namen CATALYX AI. Fünfzehn Jahre IT im Rücken, seit gut einem Jahr selbstständig mit KI-Automatisierung für mittelständische Betriebe. Wer hier baut, sitzt Ihnen im Gespräch auch gegenüber.
Für einen mittelständischen Betrieb läuft seit dem Frühjahr ein Assistent am Haupttelefon. Über 1.600 Anrufe angenommen, jeder Anruf mit 27 erfassten Feldern an die richtige Stelle weitergereicht.
Für KGS Fire & Security beantwortet ein Assistent Produktfragen aus über hundert technischen Handbüchern, mit Seitenzahl und Originaldokument. Läuft seit März im Tagesbetrieb.
Anfragen aus Formularen und Mails automatisch einsortiert, zugeordnet und beantwortet, damit niemand mehr Postfächer sortiert.
So eine, wie Sie sie oben gesehen haben. Dort, wo ich an eine bestehende Software nicht herankomme, baue ich das Stück daneben, statt sie ersetzen zu wollen.
Eine Stunde, in der Sie erzählt haben, wo es hakt. Daraus ist diese Seite entstanden.
Sie hören, wie sich das anfühlt, und zeigen die Seite weiter, wem Sie wollen.
Sie sammeln mit dem Team, wo Verbesserungspotential steckt, und wir gehen die Punkte am Telefon durch. So war es am 16. September verabredet. Eine halbe Stunde reicht dafür.
Termin aussuchenoder rufen Sie einfach an, 0174 6890995
Eine Anrufart an einem Standort, mit fester Laufzeit. Am Ende steht eine gemessene Zahl. Ihr Telefon und Ihre Software bleiben unangetastet.
Weitere Anrufarten, der zweite Standort, oder etwas ganz anderes von Ihrer Liste. Das entscheiden Sie mit Zahlen in der Hand.
Ihre Themenliste.
Sie wollten mit dem Team sammeln, wo Verbesserungspotential steckt. Diese Skizze zeigt einen Weg, den ich aus einem einzigen Gespräch abgeleitet habe. Gut möglich, dass auf Ihrer Liste etwas steht, das mehr bringt als das Telefon. Dann baue ich das.